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besoin d'aide et de soutien surtout


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alice-alice Invité 4 messages
Baby Forumeur‚ 24ans
Posté(e)

Bonjour à toutes,
Je me suis inscrite sur ce forum en espérant trouver de l'aide et un soutien (surtout) je vous expose ma situation.

Actuellement je suis employée dans une entreprise de sécurité, mon souhait était de préparer un bts en alternance mais j'ai vite déchanté. J'ai pas mal de problème de santé donc je n'ai pas poursuivi ma formation, par contre le patron a bien voulu me garder.

l n'y a aucune organisation que ce soit comptable, administratif ou social. Je traite les dossiers comme ils viennent. J'ai conscience que ça ne peut pas continuer comme ça. Je viens vers vous aujourd'hui car je voudrais tout remettre à plat tout réorganiser mais je ne sais pas par oû commencer.

Je suis à la recherche d'outils d'organisation, de conseils, comment planifier mes tâches au quotidien par exemple, c'est un gros souci pour moi je suis ouverte à toute proposition. Je voudrais vraiment que ça marche mon patron m'a fait confiance.

Je vous en remercie par avance.

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Mélanie Membre 1 842 messages
Forumeur alchimiste‚ 26ans
Posté(e)

En gros, tu voudrais reformuler ce qui touche à l'administratif au sein de la société où tu travailles? Si oui, c'est un projet perso ou ton patron te l'a t'il demandé?

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Enchantant Membre 6 927 messages
Forumeur confit‚
Posté(e)

Bonjour alice-alice,

Dans les très petites entreprises, le personnel est souvent amené à traiter des problèmes

qui n’est pas de sa compétence. C’est un vrai défi, c’est compliqué, c’est aussi très instructif.

Il y a deux façons d’aborder la nouveauté, celle de prétendre que l’on est pas qualifié pour répondre au problème, soit de réfléchir à la façon de s’y prendre pour traiter le sujet.

Il semblerait que vous ayez fait le choix consistant à vous lancer dans l’aventure, c’est une bonne démarche. Ne jamais oublier que c’est en faisant, que l’on apprend.

 

Quand à l’ordre chronologique des sujets à aborder, c’est d’abord à la comptabilité qu’il faut porter son effort en priorité, bien avant l’aspect administratif ou social.

Dans une entreprise de sécurité, c’est le pointage du personnel, le nombre d’heures effectués, ainsi que la gestion de l’agenda et la disponibilité de chacun, pour répondre au futur demande des clients.

 

Le tableur EXCEL, offre des tas de possibilités pour gérer au jour le jour ce genre d’activités.

Par ailleurs, toutes vos données sont accessibles sur un seul fichier informatique.

Donc, vous définissez dans l’ordre et dans le détail, la logique qui correspond le mieux à votre cheminement d’activité, en notant par écrit manuscrit, toutes les opérations successives que vous devez faire.

Puis, une fois que cet exercice est bien cadré, vous demandez à une personne ou un ami de votre entourage de vous faire des macros pour automatiser la forme de vos fichiers EXCEL.

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alice-alice Invité 4 messages
Baby Forumeur‚ 24ans
Posté(e)

J'ai l'impression de ne pas avancer 

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alice-alice Invité 4 messages
Baby Forumeur‚ 24ans
Posté(e)
Il y a 2 heures, Enchantant a dit :

Bonjour alice-alice,

Dans les très petites entreprises, le personnel est souvent amené à traiter des problèmes

qui n’est pas de sa compétence. C’est un vrai défi, c’est compliqué, c’est aussi très instructif.

Il y a deux façons d’aborder la nouveauté, celle de prétendre que l’on est pas qualifié pour répondre au problème, soit de réfléchir à la façon de s’y prendre pour traiter le sujet.

Il semblerait que vous ayez fait le choix consistant à vous lancer dans l’aventure, c’est une bonne démarche. Ne jamais oublier que c’est en faisant, que l’on apprend.

 

Quand à l’ordre chronologique des sujets à aborder, c’est d’abord à la comptabilité qu’il faut porter son effort en priorité, bien avant l’aspect administratif ou social.

Dans une entreprise de sécurité, c’est le pointage du personnel, le nombre d’heures effectués, ainsi que la gestion de l’agenda et la disponibilité de chacun, pour répondre au futur demande des clients.

 

Le tableur EXCEL, offre des tas de possibilités pour gérer au jour le jour ce genre d’activités.

Par ailleurs, toutes vos données sont accessibles sur un seul fichier informatique.

Donc, vous définissez dans l’ordre et dans le détail, la logique qui correspond le mieux à votre cheminement d’activité, en notant par écrit manuscrit, toutes les opérations successives que vous devez faire.

Puis, une fois que cet exercice est bien cadré, vous demandez à une personne ou un ami de votre entourage de vous faire des macros pour automatiser la forme de vos fichiers EXCEL.

merci beaucoup pour ton message

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Kyoshiro02 Animateur 8 380 messages
Fou échappé de l'asile‚ 29ans
Posté(e)
Il y a 5 heures, alice-alice a dit :

l n'y a aucune organisation que ce soit comptable, administratif ou social. Je traite les dossiers comme ils viennent. J'ai conscience que ça ne peut pas continuer comme ça. Je viens vers vous aujourd'hui car je voudrais tout remettre à plat tout réorganiser mais je ne sais pas par oû commencer.

Je suis à la recherche d'outils d'organisation, de conseils, comment planifier mes tâches au quotidien par exemple, c'est un gros souci pour moi je suis ouverte à toute proposition. Je voudrais vraiment que ça marche mon patron m'a fait confiance.

Alors déjà, j'ai un très bon outil à te proposer qui est le diagramme de Gantt ( https://fr.wikipedia.org/wiki/Diagramme_de_Gantt) qui te permettra de commencer un emploi du temps... Ensuite, tu peux aussi définir un fichier excel et créer un calendrier ou un planning adapté pour toi... Perso au boulot pour savoir mes tâches et les organiser dans la semaine, j'utilise le calendrier d'outlook, comme ça je sais quand je dois faire telle ou telle tâche et lesquelles sont urgentes ou lesquelles sont secondaires...

Déjà au niveau des tâches, tu sais que tu dois faire la TVA au plus tard le 20 du mois, essayes de la faire le vendredi précédent le 20...

Pour le rapprochement bancaire, tu peux définir ça le 1er jeudi ou vendredi du mois pour être tranquille le week-end suivant...

Après, ton employeur est à l'IR ou l'IS? S'il est à l'IR, essaye de terminer le bilan l'avant dernière semaine de mars au plus tard afin de l'avoir prêt à déclarer en février ou mars 1 semaine avant de présenter ça au CAC ou auditeurs... Pour l'IS, essayes d'avoir terminé le calcul des acomptes en même temps...

Une fois que le CAC et les auditeurs sont passés et ont validés les comptes, essayes de faire et terminer l'affectation du résultat au plus tard 1 semaine avant l'AG pour l'avoir totalement prêt (ça devrait être largement être suffisant puisque généralement le CAC ou auditeur vient vers fin mars et l'AG se fait au plus tard en juin)...

Pour simplifier tes calculs URSSAF, tu peux mettre les montants des salaires et cotisations dans un dossier excel que tu rempliras au fur et à mesure pour ensuite l'avoir prêt au 31/12 de chaque année...

Tu peux aussi tenir les allées et venues avec les horaires de chacun (comme indiqué plus haut) et comme ça savoir qui a pris quels congés pour les répercuter sur les bulletins et combien il en reste à chacun et ce qui peut être utile est de compter le nombre de jour de présence de chacun dans l'année pour que chaque salarié déclare s'il le souhaite déclare les frais réels avec le montant total des repas s'il y a un remboursement)... Aussi, pour les bulletins de salaire, tu peux automatiser ça avec excel, mais tu devras faire attention de bien mettre à jour les cotisations s'il y a un changement (une veille juridique sociétale, fiscale et sociale est très important)...

Pour ce qui est des factures, je te conseille de prendre soit 4 gros dossiers, soit 4 gros classeur, 1 pour les factures d'achat et 1 pour les factures de vente et tu enregistres les factures quand elles arrivent, puis tu les classes directement, si tu n'as pas le temps, tu peux les mettre dans une bannette où tu auras les factures à enregistrer (si possible 1 bannette pour celles de vente et une pour celle d'achat), 1 pour les états de rapprochement bancaire avec les relevés bancaires et 512 correspondants et 1 pour les bulletins de salaire (si des fois un salarié demande un duplicata)...

Ensuite, pour les salariés, tu peux créer 1 dossier par salarié et y classer tous les documents s'y rapportant...

Quand un client ou fournisseur t'appelle, essaye de noter toutes les informations possible et tu les archives (tu as la possibilité de les écrire sur word, papier ou encore bloc notes)...

Une chose que tu peux faire aussi pour tes CCA et CAP, PCA et PAR c'est de faire un fichier les regroupant...

Pareil pour tes factures fournisseur, tu peux préparer une balance âgée hebdomadairement si t'as le temps...

Pour les notes de frais, tu peux aussi tenir un dossier ou un classeur les regroupant soit par nom, soit par mois ou les 2 à la fois...

Et si t'as assez de temps, tu peux aussi essayer de voir le CA journalier nécessaire et effectué pour être au point dans la gestion (certes c'est de l'analytique, mais c'est très utile)...

Pour le loyer, vois ça pour le payer entre le 5 et le 10 du mois (le jour où le compte est le plus élevé) si tu fais la trésorerie.

Pour les DAP, tu devrais fait 1 classeur avec toutes les immos et mettre d'un coté les immos en cours d'amortissement et de l'autre les immos amortis et sur excel, tu fais 1 dossier où tu mets les plans d'amortissement (1 feuille par immo) avec 1 récapitulatif des immos en 1ère feuille pour savoir quelle DAP mettre pour quelle immo et comme ça tu peux réunir ça en 1 écriture...

Pour ce qui est des stocks, dans une entreprise de sécurité, je ne sais pas si tu en as, mais si tu en as, le mieux est de faire 1 dossier excel en tenant des fiches avec la méthode choisie (PEPS ou CMUP) sans oublier que tes stocks doivent correspondre à ce qui est présent en réel à la fin de l'exercice et tu devrais t'en sortir :D

Vu que tu fais de l'administratif aussi, tu dois sûrement tenir un emploi du temps pour ton supérieur, l'idéal est du style outlook qui propose des alertes, tu peux sur excel mais faudrait que tu supérieur soit habitué à regarder chaque jour...

Pour le courrier, alors l'idéal est de trier les chèques ensemble, les factures ensemble, les autres documents ensemble pour les donner à ton supérieur...

D'ailleurs pour les chèques, je te conseille de les faire au jour le jour, si possible en début d'après midi pour les déposer à la banque vers 15h (seul hic est pour le lundi car les banques sont fermées ce jour là, du coup il conviendrait mieux de les mettre dans un coffre pour les donner le lendemain)...

S'il y a une caisse, il faut faire super attention (on est jamais assez méfiant car une fraude de ce point là peut être vite arrivée et je t'indique que tu as pour obligation de signaler tout irrégularité s'il y a un manque qui peut être un vol d'un salarié ou de l'abus de la part du supérieur là, c'est de l'abus de bien sociaux et si tu ne signales pas ça, tu te rends complice de ce délit), le mieux est de tenir un registre (sur excel et cahier écrit avec un stylo et signature pour éviter les fraudes) avec les entrées et sorties de caisse et de compter mensuellement ou hebdomadairement (si tu as le temps) l'argent dans la caisse afin d'éviter d'avoir le moindre écart...

Une dernière chose, faire une DOUBLE ou TRIPLE sauvegarde qui sera gardée soit dans un coffre, soit avec le supérieur s'il est bien consciencieux et même toi pour la régularité la compta et des comptes (sait-on jamais si demain le bureau se fait exploser ou prend feu ou même un bon virus exterminateur sur l'ordi et que tout est perdu) et n'hésites pas à numériser le moindre document (et oui, car un feu peut vite arriver et les documents bruler et dans ce cas, ça peut faire très mal en cas de contrôle fiscal ou social) et ne jamais oublier que le moindre document est précieux et qu'on peut retourner jusque 10 ans en arrière pour faire un joli redressement...

Je pense que j'ai fait pas mal le tour :D si tu as d'autres questions, n'hésites pas ;)

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