partiel informatique

Recherches V : quand on recherche quelqu’un avec son nom prénom

On sélectionne tout le tableau à On le renomme en haut à gauche à il est possible qu’à cette étape on nous demande de copier-coller sur une autre feuille quelques noms à  On cherche dans les fonction la fonction « RECHERCHEV » à Valeur recherchée : si on cherche le nom, on clique sur la première cellule contenant le nom à Table matrice = dans quel tableau on recherche = nom du tableau qu’on a renommer à no index col : on met le numéro de la colonne dans laquelle il y a le prénom à Valeur proche : 0 (zéro)

 

Cours du prof : Valeur_cherchée: C’est la valeur à trouver dans la 1^ère colonne de la matrice: on met le texte entre«»  , valeur numérique ou référence de cellule.

Table_matrice: C’est le nom que l’on a donné à la plage de données

No_index_col: C’est le numéro de colonne dans la plage de donnée où se trouve l’élément cherché.

Valeur_poche: = toujours 0

Les bases de données et leurs fonctions

 

Une BASE DE DONNEES est un système de stockage des informations sous forme de TABLES composées de LIGNES et se COLONNES.

Une ligne correspond à un ENREGISTREMENT .Une partie d’enregistrement est un CHAMP: dans la table, un champ correspond à une colonne.

Dans ce qui suit, tous les exemples font référence au classeur salaries.xls.

 

ORGANISER LES INFORMATIONS EN BASE DE DONNÉES

Pour que Excel puisse reconnaître votre base de données, les conditions suivantes sont nécessaires voire indispensables :

·Si la BD comporte un titre, le titre ne fait pas partie de la BD pour Excel.

·La première ligne de la BD correspond aux noms des champs (= noms descolonnes). Les noms des champs doivent avoir une mise en forme différente de celle des enregistrements ( Ex : En Gras ou en majuscules....).

·La BD commence à la première étiquette ( = titre de la 1ière colonne: ici A1) et se termine au dernier champ du dernier enregistrement (ici K92).

·Il ne faut aucune ligne vide dans la Base de données (BD).

·IL faut nommer la BD: pour cela sélectionner la base de données; pour ne pas être gêné par les défilements d'écran intempestifs, il est préférable de sélectionner d'abord la dernière cellule et de revenir sur la première cellule de la base de données.Exemple: nommer la plage de cellules A1:K92 «liste_salaries»Ensuite, pour travailler sur la base de données, il suffira de cliquer sur la petite flèche 6puissélectionner "Liste_salariés"; Excel décèlera aussitôt la plage de données à considérer.

 

SAISIR LES DONNÉES: Saisie directe dans le tableau (non développé) Utilisation d’un formulaire de saisie

·L’onglet Formulaire n’est pas présent par défaut sur le ruban; il faut l’ajouter

 

Fichierà Options à úPersonnaliser le ruban à Sélectionner Données dans les onglets principaux (à droite)úà créer un nouveau groupe et le renommer à Sélectionner le nouveau groupe à Afficher les commandes non présentes sur le ruban dans la partie gauche à Choisir Formulaire à Cliquer sur ajouter pour insérer Formulaire dans le groupe créé

 

·Afficher et utiliser le formulaire

 

oDonnées

§Formulaire

Numéro de l’enregistrement affiché

Nouvel enregistrement: pour ajouter un enregistrement Changer d’enregistrement. Ce bouton permettra d’effectuer des recherches.

 

·Utiliser les boutons Critères pour rechercher/remplacerun enregistrement

Cliquer à nouveau sur «suivante» pour afficher le 2^ème infirmier.... et ainsi de suite....On peut aussi rechercher/remplacer par le menu Edition-Rechercher/Remplacer.

 

TRIER LES DONNÉES

Il est possible de trier les données par

·Accueil

Onglet Edition

§Trier et filtrer OU

·Données

oOnglet Trier et filtrer Avec les boutons

 

·Un seul critère de tri

oSe placer sur le nom du champ qui servira de critère de tri   OU Sélectionner la base de données mais ne pas sélectionner la colonne.

oUtiliser un bouton de tri

 

 ·Plusieurs critères de tri

oSélectionner la base de donnée

oCliquer sur le bouton Trier

oInsérer les critères de tri nécessaires

Saisir le critère dans la zone relative au champ concerné : Exemple: on recherche les infirmiers: Saisir «Infirmier» au niveau du champ «poste occupé» Cliquer sur le bouton «Suivante» pour lancer la recherche.Le premier enregistrement s’affiche;

 

GÉRER L’AFFICHAGE: FIGER -LIBÉRER LES VOLETS

 

Pour figer les volets :

Se placer sur la cellule à partir de laquelle on veut organiser l’affichage

·Affichage,

oOnglet

Fenêtre§

Figer les volets.

§Choisir l’option souhaitée

Pour revenir à l’affichage initial·Affichage,oOnglet Fenêtre§Libérer les volets

 

LE MODE PLAN

Le mode plan permet de créer des boutons de commande sur la feuille de calcul pour masquer ou afficher le détail des groupes de données. On pourra regrouper un certain nombre de lignes ou de colonnes.

Créer un plan

·Données,

oOnglet Plan

§Grouper úGrouper.oChoisir ligne ou colonne Exemple : On veut regrouper / afficher les colonnes NOM/ POSTE OCCUPE: (B1:F1)1) Sélectionner les titres de colonnes situés entre NOM et POSTE OCCUPE,2) Données-Grouper–Grouper,3) Cocher «colonnes», En cliquant sur –......................on regroupe les colonnes...

On peut créer plusieurs niveaux de regroupement ....

 

Supprimer un plan : ·Données,oOnglet Plan§Dissocier úDissocier oChoisir ligne ou colonne

 

-LES SOUS TOTAUX

INSERER DES SOUS TOTAUX

 

·Sélectionner la base.·Si nécessaire, trier la base de manière à grouper les enregistrements à totaliser.

oDonnées,

§Onglet Planú

Sous total

 Exemple: On veut faire apparaître le nombre de salariés pour chaque type de poste :

·On trie la base par «poste occupé»,

·On accède à l’outil «sous total».

·En cliquant sur OK les sous totaux sont ajoutés».

·Pour imprimer séparément les groupes de données, il faut passer par la boîte de dialogue «sous total» et cocher «saut de page entre les groupes».

·Pour supprimer les sous totaux, cliquer sur «supprimer tout» dans la boîte de dialogue «sous total».

 

UTILISER LE MODE PLAN AVEC LES SOUS TOTAUX

Le mode plan est actif à partir du moment où on insère des sous totaux. Aucun regroupement: tout est affiché: total, sous totaux et données (3).Regroupement des sous totaux: le total et les sous totaux sont affichés (2).Regroupement total seul le total reste affiché (1)

 

On peut aussi, en cliquant sur le + correspond à un sous total afficher les données de ce groupe.  Exemple: les chirurgiens

 

SUPPRIMER LES SOUS TOTAUX

·Données,oOnglet Plan§Sous total úCocher supprimer tout

 

18-LES FILTRES

Les filtres permettent d’extraire des informations des bases de données. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la plage, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Quand Excel filtre des lignes, vous pouvez modifier, mettre en forme, représenter graphiquement et imprimer le sous-ensemble de votre plage sans le réorganiser ou le déplacer.

 

UTILISER LES FILTRES AUTOMATIQUES

·Données,

oOnglet Trier et filtrer

§Cliquer sur Filtrer Un filtre automatique est inséré Exemple : En cliquant sur ▼dans la colonne «sexe», puis en cochant «F» on affiche seulement les lignes qui correspondent aux salariés «F». On peut ajouter un critère en choisissant «C» dans la colonne «situation» pour n’afficher que les lignes qui correspondent aux femmes célibataires.

 

Il est possible de choisir plusieurs critères. En sélectionnant Filtres textuel son peut accéder à divers comparateurs de texte et à un filtre personnalisé. Si les données de la rubrique sont de type numérique c’est Filtres numériques qui apparaîtra dans le menu. Filtre activé Filtre non activé Pour afficher l’ensemble de la liste, annuler le (ou les) critère(s) de sélection en choisissant «Sélectionner tout».

 

·.Pour supprimer le filtre automatique cliquer à nouveau sur Filtrer

 

 

ELABORER UN FILTRE

La zone de critères

Le filtre élaboré nécessite la création d’une zone de critères au-dessus de la plage de données

 

Critères: conditions que vous spécifiez pour limiter les enregistrements à inclure dans le jeu de résultats d'une requête ou d'un filtre).

·Insérez, au-dessus de la base de données, au moins trois lignes vides qui seront utilisées comme zone de critères

·Cette plage doit posséder des étiquettes de colonnes identiques à celles de la base de données : recopier les titres qui correspondent aux colonnes qui contiennent les éléments à filtrer (ligne 1).

·Inscrire les critères du filtre (ligne 2).

·Veillez à laisser au moins une ligne vide entre les valeurs des critères et la base de données. Exemple: On veut extraire les enregistrements relatifs aux femmes «infirmier» qui habitent à Montpellier.

 

·Insérer les titres de A1 à K1.·Inscrire les critères «F», «Infirmier», «Montpellier» respectivement en C2, F2, K2.L’extractionL’extraction va permettre de n’afficher que les enregistrements correspondant aux critères définis dans la zone de critères; les lignes des autres enregistrements seront masquées.

·Données,

oOnglet Trier et filtrer

§Cliquer sur Avancé Un filtre automatique est inséré Choisir la manière dont les données seront filtrées

Inscrire la plage de données relative à la base Inscrire la plage de la zone de critères

On trouve 2 enregistrements qui correspondent aux critères.

·Si plusieurs critères portent sur un même champ, il y aura plusieurs lignes de critères, les critères relatifs à un même champ étant inscrits les uns en dessous des autres, dans la même colonne.

·On peut utiliser comme critère une formule de calcul.

 

Afficher toutes les données

Lorsque le tri a été fait sur place, pour annuler le filtre et afficher toutes les données

·Données,

oOnglet Trier et filtrer

§Cliquer sur Effacer

LES FONCTIONS DE BASE DE DONNÉES

Les fonctions «ordinaires» comme somme, moyenne, nbval....peuvent s’utiliser avec les listes mais sont incapables de s’adapter aux filtre.

Pour solutionner ce problème il faut utiliser des fonctions de base de données: BDSOMME -BDMOYENNE -BDPRODUIT -.BDMAX -BDMIN -BDNB –BDNBVAL -BDVAR -BDECARTYPE –BDECARTYPEP –BDVAR –BDVARP –BDLIRELes fonctions base de données permettent d’obtenir les informations sans extraction.

Exemple: On veut connaître le nombre de salariés qui répondent aux critères Base de données: plage de cellules ou nom de la base de données: Liste_salaries ouA4:K95Champ: étiquette de le colonne entre guillemets «POSTE OCCUPE» ounombre correspondant à la position de la colonne (6)Critères: plage de cellules qui contient les conditions: Criteres ou A2:K

Les tableaux Croisés dynamiques

https://support.microsoft.com/fr-fr/office/cr%C3%A9er-un-tableau-crois%C3%A9-dynamique-pour-analyser-des-donn%C3%A9es-de-feuille-de-calcul-a9a84538-bfe9-40a9-a8e9-f99134456576

 

https://www.excel-exercice.com/tableau-croise-dynamique-bases/

 

Bonjour 

Merci d'être passée 

Au revoir 

il y a 16 minutes, ines.27 a dit :

Recherches …

Pourquoi tu nous envoie ton poly ????

Tu crois qu'on en a jamais eu, voire composé au moins en partie ?

Là, il manque grave de chez grave les captures d'écran …

Bizarre votre truc. On vous demande de faire un machin qui sera moins pratique qu'un fichier papier bien tenu.

La réponse est :

Le 22/05/2021 à 18:48, Kira a dit :

Bonjour 

Merci d'être passée 

Au revoir 

Mais cache tes quenottes ‼

 

< tas m'aime pas z'honte >